Beter onderwijs door digitale transformatie
Uitdaging
In Nederland is veel aandacht én financiering voor goede onderwijsomstandigheden, met uitgaven die hoger liggen dan het OESO- en EU-25-gemiddelde. Dat betekent: ruimte voor ondersteuning die scholen en leerlingen écht vooruit kan helpen. Toch kwam die ondersteuning in grote steden als Amsterdam niet altijd efficiënt terecht. Het aanvragen en verantwoorden van subsidies verliep tot voor kort volledig op papier. Schoolbesturen en directeuren hadden weinig overzicht, waardoor het lastig was te zien welke ondersteuning beschikbaar was en waar deze het meest nodig was. Het proces was foutgevoelig, tijdrovend en complex, met weinig inzicht in de daadwerkelijke behoeften van scholen.
Resultaat
Met het Subsidieportaal kunnen scholen in Amsterdam nu hun aanvragen digitaal indienen. Norday begon met het digitaliseren van één formulier, en inmiddels verwerkt het systeem jaarlijks ruim 6.000 aanvragen van meer dan 250 scholen. Het portaal geeft de gemeente inzicht in waar ondersteuning nodig is en welke scholen extra aandacht kunnen gebruiken. Dankzij deze digitale transformatie verloopt het proces veel efficiënter en overzichtelijker. Schooldirecteuren zijn minder tijd kwijt aan administratieve taken, en de gemeente kan subsidies effectiever inzetten, zodat ze daadwerkelijk terechtkomen bij de leerlingen die er het meest van profiteren.
Wat we hebben gedaan
Service design, digitale strategie, toegankelijkheid, klantreizen
Impact
Van papier naar digitaal
Norday startte met het digitaliseren van de papieren formulieren die scholen moesten invullen. Wat begon bij het vervangen van stapels papier, groeide uit tot het digitaliseren van het volledige proces: van logistiek en routering van aanvragen tot de communicatie tussen gemeente en onderwijsinstellingen.
Door het proces digitaal te maken, ontstond inzicht in hoe aanvragen binnenkwamen, waar knelpunten lagen en welke ondersteuning scholen daadwerkelijk nodig hadden. Daarmee kon de gemeente:
- processen en voorzieningen verbeteren;
- schoolbesturen en directies gerichter ondersteunen;
- en subsidies effectiever inzetten.
Zo ontstond een transparanter, minder foutgevoelig en beter toegankelijk systeem, met meer ruimte voor scholen om te doen waar het uiteindelijk om draait: goed onderwijs bieden.
De manier waarop we nu investeren in kinderen bepaalt mede de toekomst van Amsterdam. Norday draagt met het portaal onderwijssubsidies een digitale bouwsteen bij aan goed onderwijs dat eerlijk verdeeld is.
Klein beginnen, groot resultaat
Bij klassieke ICT-projecten wordt vaak alles vooraf dichtgetimmerd en in één groot traject ontwikkeld. Dat brengt risico’s met zich mee: lange doorlooptijden en pas na oplevering zicht op de effectiviteit.
Gemeente Amsterdam koos een andere route. Samen met Norday werd klein begonnen en in korte iteraties gewerkt. Al snel kwam een eerste versie beschikbaar, zodat scholen en beleidsmedewerkers konden meedenken en feedback geven. Door continu te leren van de praktijk werd het systeem stapsgewijs doorontwikkeld en opgeschaald.
Procesgericht ontwerpen
Bij complexe digitaliseringsprojecten draait het niet alleen om technologie, maar vooral om het proces en de mensen die ermee werken. Met behulp van onze design thinking en service design methodes werd het portaal ontworpen rondom echte gebruikersscenario’s en de daadwerkelijke behoeften van scholen, beleidsmedewerkers en administraties. Niet alleen de interface, maar het hele proces stond centraal.
Door klein te beginnen en continu te testen, werd een oplossing ontwikkeld die praktisch toepasbaar, behapbaar en flexibel is. Het portaal kan meegroeien met de praktijk en direct inspelen op nieuwe inzichten en behoeften.
Norday bewijst hiermee dat het mogelijk is om stabiel en binnen budget een grote digitalisering te doen door klein te beginnen en stapsgewijs door te bouwen.
Digitalisering in de praktijk
Dankzij korte iteraties en intensieve samenwerking werd het eerste aanvraagformulier al snel volledig gedigitaliseerd. Vanaf dat moment konden schooldirecteuren hun aanvragen indienen zonder papierwerk. Tegelijkertijd kreeg de gemeente een live overzicht van de aanvragen en de ondersteuning die scholen gebruikten. Zo wordt zichtbaar waar extra ondersteuning nodig is en kunnen scholen tijdig passende maatregelen aanvragen.
Op deze manier werd een complex en foutgevoelig proces omgevormd tot een overzichtelijke, efficiënte oplossing die scholen en de gemeente direct ondersteunt.
Impact
Het portaal verwerkt jaarlijks ruim 6.000 aanvragen van meer dan 250 scholen en ondersteunt de gemeente bij de verdeling van ruim 400 miljoen euro aan subsidies. Deze middelen komen terecht bij de leerlingen die er het meest van profiteren, bijvoorbeeld:
- Huisvesting en gezonde leeromgevingen
- Vakleerkrachten voor rekenen, taal, sport, cultuur en bewegingsonderwijs
- Extra leraren en onderwijsondersteuners
Het resultaat is een systeem dat scholen ontzorgt, de gemeente beter laat sturen en ervoor zorgt dat investeringen maximaal effect hebben op het onderwijs.
Ready to change things?
